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19/12/2014 06h:42 CET | Actualisé 18/02/2015 06h:12 CET

Bienvenue dans le monde merveilleux d'Excel

SOCIÉTÉ - Excel sévit depuis 1981, année où il a été créé par un illuminé dénommé Charles Simonyi. On parle de tableau Excel, de tableur, de feuille de calcul Excel, voire de base de données. Un fichier Excel se compose de 1 048 576 lignes et de 16 384 colonnes, respectivement affectées de numéros et de lettres. On renseigne donc, à tire-larigot, des cellules identifiées par une lettre et un numéro. Oui, un peu comme à la bataille navale.

SOCIÉTÉ - Que vous bossiez dans la compta, la com, le marketing, les achats, la logistique, les RH ou même dans un laboratoire de physique quantique, les chances que vous échappiez à Excel sont très minimes. Se coltiner des fichiers Excel fait implicitement partie de toutes les fiches de poste possibles et imaginables ici bas.

Mais ce sont a priori les acheteurs, les logisticiens et les financiers qui occupent les trois marches du podium des plus gros utilisateurs d'Excel. Oui, il y a effectivement des podiums sur lesquels on ne tient pas forcément à se jucher.

Excel sévit depuis 1981, année où il a été créé par un illuminé dénommé Charles Simonyi. On parle de tableau Excel, de tableur, de feuille de calcul Excel, voire de base de données. Un fichier Excel se compose de 1 048 576 lignes et de 16 384 colonnes, respectivement affectées de numéros et de lettres.

On renseigne donc, à tire-larigot, des cellules identifiées par une lettre et un numéro. Oui, un peu comme à la bataille navale.

Théoriquement, l'objectif est d'organiser l'information chiffrée et d'en optimiser le traitement pour en faciliter l'analyse. Excel est censé vous faire gagner du temps, vous aider à commettre le moins d'erreurs possibles et à interpréter correctement les chiffres qui se promènent sous votre nez. Mais cela, c'est la théorie. La réalité sur le terrain peut s'avérer légèrement différente, voire aux antipodes de ce vœu pieux.

Aujourd'hui, dans certaines entreprises, le renseignement de tableaux Excel ou "compilation de chiffres sur Excel" est une activité full-time destinée à occuper le temps des salariés et/ou à les sanctionner. La compilation vous offre la chance unique de mouliner quantité de données passionnantes: des codes logistiques, des volumes, des références produit, des mix et même - les jours fastes - celle de compiler tout cela à la fois.

Plus le tableau est obèse, et plus vous êtes en droit de vous estimer "harcelé". En vertu du principe de la loi du plus fort version open space, cette tâche gratifiante est déléguée par les managers N+3 aux N+2 qui la délèguent aux N+1 et ainsi de suite... Jusqu'à arriver aux opérationnels qui, eux, se situent en bout de la chaîne alimentaire. A ce titre, les malheureux doivent s'exécuter et prendre le fichier par les cornes... euh les colonnes.

En plus de nerfs en acier, des yeux de lynx constituent un atout majeur pour réussir, sans accroc, une épreuve de compilation de données sur Excel. J'ai vu des collègues pleurer à chaudes larmes parce qu'ils ne parvenaient pas à identifier une anomalie récalcitrante alors que les douze coups de minuit avaient sonné. En dépit de leurs yeux épuisés, rougis, bouffis par les heures passées à scruter des milliers de cellules, leur destin était de rester cloués sur leur chaise jusqu'à résolution du problème, en vertu du sacro-saint principe du deadline à respecter coûte que coûte.

D'où les mines hagardes mais soulagées affichées le lendemain, lorsque la lutte s'est soldée par une victoire à la Pyrrhus.

Les cigarettes, le café et/ou le chocolat peuvent également être d'un appréciable secours. En général, au bout de quelques années de pratique excellienne, soit vous finissez myope et/ou astigmate soit - si vous l'étiez déjà - vous vous voyez contraint d'aller chaque année chez l'ophtalmo pour cause de fatigue des yeux et de baisse continue de l'acuité visuelle. Certains finissent obèses, d'autres changent de métier pour ne pas finir malheureux et zinzins.

On a tous en mémoire cinq ou six nuits blanches passées devant un fichier Excel. Une nuit ponctuée de pauses parce qu'au bout de quelques heures non stop, vous finissez par dialoguer avec des voix non identifiées et/ou distinguer les silhouettes d'étranges créatures dansant la samba entre les cellules.

La manipulation d'Excel peut se transformer en véritable torture si les données traitées sont volumineuses. C'est d'abord un outil manuel avec peu de traitements automatisables. Mais il y a des degrés de torture. Entre 0 et 200 lignes, vous vous en sortez bien. Entre 200 et 500 lignes vous pouvez commencer à chouiner. Au-delà de 500 lignes, l'option "suicide par ingestion de post-it" est à considérer avec attention (NDLR: cela tombe à pic, j'ai 613 lignes à compiler pour demain, donnez-moi des post-it!)

Pour conjurer le sort et tenter de faire contre mauvaise fortune bon cœur, il existe des compétitions entre opérationnels sur le nombre de lignes des fichiers travaillés. Le gagnant est celui qui peut se targuer d'avoir traité le fichier le plus volumineux de l'étage. Un peu comme les concours du style "qui est le plus malheureux" dont notre société est friande, mauvais œil oblige. Chacun sa "compét".

Tout bon utilisateur d'Excel qui se respecte connaît par cœur des répliques in-dis-pen-sa-bles (j'insiste). A la question "il te faut la base pour quand?", toujours répondre "le deadline était vendredi dernier". A la demande "est ce que tu pourrais me compiler ces chiffres pour le meeting de demain matin 9h?", répondre "Mais il est 20h! Désolé(e), c'est impossible, j'ai équitation aquatique."

Et tout bon utilisateur d'Excel qui se respecte entretient un rapport passionnel avec Excel. Il ne peut vivre sans, mais dans le même temps, il le hait. Il aime le rendre responsable de tous les maux: les retards, les erreurs invisibles, la fiabilité douteuse.

Mais si Excel plante ou qu'un fichier prend la poudre d'escampette, notre bonhomme sombrera dans les affres du désespoir.

Et si on lui propose l'implémentation d'un nouvel outil entièrement automatisé, son premier mouvement sera un mouvement de recul (qui ne se démentira d'ailleurs pas nécessairement par la suite). Le degré de résistance rencontré par les projets d'implémentation de systèmes d'information n'est un secret pour personne. Au mieux, ces projets traînent et accusent des mois, voire des années de retard. Au pire, si les manœuvres de blocage sont habiles, ils ne voient jamais le jour. Oui, Excel est insidieux, fallacieux, capricieux mais Excel est une boussole indispensable. Dans l'inconscient collectif de l'entreprise, c'est un mal nécessaire.

Tous les boss sont en principe passés par cette douloureuse case. Mais une fois au sommet, certains ont tendance à devenir amnésiques. Une simple maladresse peut effacer des jours, voire des mois de travail. Une minute d'inattention peut vous coûter cher. Une erreur de manipulation peut fausser les chiffres, puis leur interprétation et la décision censée découler de leur analyse. Les mésaventures qu'Excel peut déclencher peuvent créer un effet boule de neige plutôt effrayant.

Mais peut-être sont-ce là des souvenirs qu'il vaut mieux effacer de sa mémoire une fois qu'on a la chance d'être débarrassés à jamais d'Excel et de ses acolytes.

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