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Pourquoi vous avez toujours trop d'emails dans votre boîte de réception (et comment vous en débarrasser)

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BUREAU - Vous avez peut-être déjà entendu parler de la fameuse "inbox zéro", cette gestion de la boîte de réception des emails qui invite à la conserver vide, avec en but caché de passer le moins de temps possible à traiter ses emails. Certains parmi vous, rares, l'atteignent régulièrement; d'autres plus nombreux tournent avec 10 à 50 courriels; d'autres enfin n'imaginent même pas comment cela peut tout bonnement être possible. La vaste majorité des travailleurs en entreprise décompte entre 100 et 2000 emails dans l'inbox.

On pourrait se dire: et alors, qu'est-ce que ça change? Figurez-vous que cela change beaucoup, même si vous n'en avez pas conscience: des emails qui restent dans votre inbox vous renvoient une image négative de vous-mêmes (en gros, vous n'arrivez pas à gérer), ainsi qu'aux engagements qui sont les vôtres et ne sont pas (encore) tenus -c'est culpabilisant. Inversement, une boîte de réception vide vous renvoie un sentiment de contrôle et allège votre niveau de stress (ce sera peut être le sujet d'un autre article documenté). C'est psychologique, certes, mais nous sommes des êtres psychologiques, autant le reconnaître et essayer de nous simplifier la vie. Intéressons-nous donc aux raisons pour lesquelles un email reste dans la boîte de réception.

Après tout, une inbox est une boîte aux lettres. C'est un espace de transition destiné à recevoir les nouvelles informations, que vous traiterez ensuite ailleurs. Peu de personnes lisent leur courrier papier, puis le remettent dans la boîte aux lettres, alors, pourquoi le fait-on lorsqu'il s'agit d'un courriel? La première réponse qui vient généralement est de se dire qu'un email ne pèse rien et n'empêche pas les autres d'arriver (sauf dans les sociétés soumises à des quotas réduits). Mais en vérité, il y a trois raisons pour lesquelles un email campe dans votre inbox:

-vous n'avez aucun autre endroit où le placer, en lequel vous ayez suffisamment confiance dans le fait que vous y reviendrez plus tard;

-vous n'avez pas terminé le raisonnement; ie. vous ne savez pas encore quoi en faire;

-vous n'avez pas passé assez de temps à vider votre boîte de réception.

Le dernier cas est le plus simple: vous n'avez tout simplement pas eu le temps de lire les emails qui restent donc ils sont encore là. Soit. À partir du moment où vous avez lu l'email par contre, vous êtes donc dans l'un des deux premiers cas.

Vous n'avez aucun endroit de confiance où le placer. Vous avez peur que, si jamais vous rangez cet email, et ce qu'il faut en faire, ailleurs, vous le perdrez littéralement de vue et ne vous en occuperez jamais. C'est légitime autant qu'inefficace. En fait, ce qu'il vous manque, c'est tout simplement un outil dans lequel vous ayez confiance (ie. un outil que vous utilisez fréquemment), qui pourrait recevoir vos actions et vos informations. Si vous aviez cela, vous pourriez y ranger les actions demandées par l'email, et les informations éventuellement nécessaires à l'action. Vous pourriez alors tranquillement archiver cet email. C'est le même problème que rencontrent les personnes qui n'ont pas d'endroit défini pour le courrier à la maison: celui-ci se retrouve sur la première surface plane disponible simplement parce qu'on n'a jamais défini un endroit précis qui recevra tous les courriers, alors pourquoi pas ici (ie. n'importe où). La solution à ce problème est donc de trouver comment s'assurer de voir ce que vous avez à faire sans vous servir de votre inbox comme d'une to-do list (car votre inbox est une to-do list affreusement inefficace pour votre cerveau). Vous avez plusieurs options, dont une très efficace est la suivante:

- opter pour un gestionnaire de tâches dans lequel vous écrirez ce qu'il convient de faire (en termes d'action),

- ranger l'email dans un dossier "action" hors de l'inbox, lequel contiendra donc tous les emails non encore traités, dont vous avez besoin pour réaliser les actions qui se trouvent dans votre gestionnaire de tâches.

Notez que votre gestionnaire de tâche peut être aussi simple qu'une feuille A4 à côté du clavier, ou aussi geek qu'une App synchronisée sur tous vos appareils. Le simple fait de déplacer l'email dans le dossier "action" le sort de votre inbox, sans pour autant mettre la poussière sous le tapis puisque votre gestionnaire de tâche vous rappellera qu'il faut faire l'action correspondante.

Passons au cas où vous n'avez pas terminé le raisonnement. C'est typiquement l'email dont vous avez pris connaissance, et qui a commencé à vous emmener très loin lorsque vous vous êtes mis à réfléchir à ce qu'il fallait faire à son sujet: "Hakim me demande de faire ça, ça veut dire qu'il faudra faire ça avant, mais il faut que je vois avec Jean-Paul ce qu'en pense Daphnée, parce que Sam... ok, je verrai plus tard". Et vous laissez l'email là, parce que vous vous dites qu'il y a plus urgent/important que de réfléchir à ça maintenant.

Le problème, en termes de productivité, c'est que vous avez déjà commencé à réfléchir, c'est-à-dire que vous avez déjà dépensé votre énergie mentale pour trouver une solution, et que si vous n'allez pas au bout tout de suite, vous devrez recommencer tout ce raisonnement la prochaine fois que vous lirez l'email. Et comme vous ne notez pas l'action à faire (puisque vous ne l'avez pas encore) ni même l'endroit où vous avez arrêté votre pensée, vous vous condamnez à devoir refaire ce raisonnement à chaque fois que vous relirez l'email, ce que vous ferez souvent pour vous "rappeler" ce qu'il faut en faire (puisque ce n'est écrit nulle part, vous suivez?). C'est l'email qu'on lit 7 à 10 fois avant d'enfin en faire quelque chose... souvent parce qu'on en a assez et qu'on veut que ce truc avance! En termes de productivité, c'est une catastrophe, qui en plus vous épuise mentalement et psychologiquement.

Une bonne solution ici est d'adopter la technique du one touch: on ne lit un email qu'une seule fois, et on décide immédiatement de la prochaine action à mener à son sujet (que l'on note ailleurs), puis on sort l'email de l'inbox pour le mettre soit en archives (si on n'en a plus besoin), soit dans le dossier "action" mentionné ci-dessus si on souhaite en faire quelque chose plus tard (répondre, ou retrouver les informations).

Les seules personnes que j'ai rencontrées qui m'aient dit, en le pensant sincèrement, qu'une inbox pleine ne les dérangeait pas, sont celles qui n'en ont encore jamais eu. J'ai donc une certaine tendance, je l'avoue, à les inviter à essayer de comparer.

Si vous souhaitez en tout cas alléger la pression des emails, je vous invite à essayer les stratégies ci-dessus pour désengorger votre boîte de réception et pouvoir n'y passer que le temps strictement minimum. Pour la majorité d'entre nous, notre métier n'est pas de répondre aux emails.

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