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Ras-le-bol de perdre mon temps en réunion...

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MEETING BORING
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"People who enjoy meetings should not be in charge of anything."
― Thomas Sowell

Généralement, les réunions auxquelles j'ai participé depuis que j'ai intégré l'administration sont trop longues et très mal organisées. Elles sont même un véritable calvaire dans certains cas. Rares celles qui sont innovantes et suivent une approche pragmatique sur les plans forme et fond.
A chaque fois que quelqu'un me téléphone au bureau, je suis en réunion.

Trois appels sur quatre, je réponds brièvement en indiquant que je vais le rappeler dans une heure, une fois la réunion est levée. En rentrant à la maison le soir, je me pose toujours les mêmes questions: Quand est-ce que nous allons cesser de se réunir tout au long de la journée ? Pire encore lorsque je m'interroge à propos de la réunion de plus de 3 heures tenue en fin de journée et son degré d'importance. Le constat était et demeure le même ; la réunion en question n'a pas commencé à l'heure, elle n'a pas été levée à l'heure et tout ce qui est au milieu est simplement une vraie perte de temps.

Il est vrai que de nombreuses réunions sont inutiles et une réelle perte de temps quand elles ne sont pas efficaces, et ce à double titre. Il ne s'agit pas de nombre d'heures perdues par personne, mais il faut prendre en considération le temps de rendement perdu.

Qui n'a jamais songé à monter de toutes pièces une excuse pour se sauver d'une réunion ? Selon certaines statistiques, un employé passe en moyenne 30 heures par mois en réunion. Trop c'est trop. Ce phénomène, communément appelé "réunionite aigue", est très répandu de nos jours. Il est temps de faire preuve d'imagination pour rendre nos réunions, un temps d'échange agréable et plus productif.

Comment rendre nos réunions plus efficaces ?

Plusieurs facteurs rendent nos réunions contre productives; faute de préparation, de motivation, plages horaires de réunion inadéquates, trop de collaborateurs invités ou bien les mauvais quant à l'objet de la réunion.

Il est important en premier lieu de bien se préparer avant la réunion. Un ordre du jour doit être bien clair et concis et envoyer bien à l'avance à tous les participants en même temps que l'invitation à la réunion. Certains ont intérêt à communiquer à l'avance les points qui souhaiteront évoquer en réunion.

Toutefois, il ne faut pas oublier qu'une réunion doit porter sur un sujet bien déterminé. Autrement ce serait le chaos. Il y a certainement des réunions de dernière minute. La même démarche doit être respectée afin que la réunion et les participants soient bien préparés. L'invitation à la réunion doit être adressée qu'aux collaborateurs concernés et censés apporter le plus en prenant la parole, s'il le faut. Pour le reste, les comptes rendus ou les procès-verbaux suffiront et devraient récapituler les décisions adoptées.

Si la réunion est prévue avec trop de monde, il serait nécessaire de la prévoir avec deux groupes ou plus de manière à ce que chaque groupe ne parle que des sujets qui le concernent. Dans certains cas, seule la personne qui a un dossier en main à le droit de parler. Cela permet de respecter la parole de chacun et aux plus concernés de s'exprimer.

Je me rappelle d'une situation inédite illustrant la mauvaise gestion du temps. J'ai assisté un jour à une réunion de travail avec un groupe nippon en visite de prospection en Tunisie pour un éventuel projet d'investissement industriel. Les visiteurs étaient au nombre de trois hauts responsables. Du coté tunisien, le premier responsable de la boite, mon chef hiérarchique et moi-même. La réunion a duré près d'une heure de temps. La quasi-totalité du temps (9/10) a été consommé par le premier responsable tunisien.

En sortant de la salle, les visiteurs n'ont eu presque aucune chance pour présenter leurs intentions, les démarches entreprises ou à entreprendre. Le seul mot que nos visiteurs ont pu prononcer à maintes reprises au cours de cette réunion était "oui", en japonais "haï" (はい).

Afin de capter l'attention de l'assistance, la première règle à respecter est d'être ponctuel et de fixer une heure de début et de fin. Chaque sujet doit faire l'objet d'un temps imparti pour éviter les discussions inutiles et les points non-inscrits à l'ordre du jour. A titre d'exemple, l'ancien ministre S.R. possédait une capacité de maitrise infaillible.

S'agit-il d'un don? Fort probable, mains il faut quand même s'exercer à ce que les réunions ne soient pas médiocres, ennuyantes et inutiles. Il faut commencer par rendre les durées des réunions courtes à 45 minutes ou 1 heure maximum. C'est simple, une réunion prévue pour 30 minutes ne doit en aucun cas devenir une réunion d'une heure.

La durée d'attention moyenne pour un adulte n'excède pas 18 minutes. Il est également déconseillé de prévoir la tenue d'une réunion juste après la pause déjeuner. Toute personne en pleine digestion est moins apte à l'écoute sachant que nos repas en Tunisie ne sont pas légers. Idem pour les réunions à 8h du matin ou à 18h le soir, par respect à la vie privée de tout le monde.

Il est aussi important de fixer des règles et les mentionner dès le départ. Les retardataires ne doivent en aucun cas être acceptés dans la salle de réunion. Quant à l'animation en réunion, elle est primordiale afin de garder l'assistance à l'écoute en précisant si les participants peuvent interrompre ou si les questions sont uniquement à la fin.

Le recadrage de temps en temps est nécessaire si les participants commencent à trop s'égarer de l'ordre du jour. Pour ce qui est usage de supports visuels, comme les powerpoint, il doit être maitrisé et limité dans la mesure du possible. Bien évidemment, ces outils sont parfois très pratiques et permettent de synthétiser un sujet, mais ils deviennent vite ennuyeux et contreproductifs en cas de dérapage.

Une synthèse succincte et un plan d'action à la fin de la réunion s'imposent. Chacun des participants doit savoir quoi faire en sortant pour assurer un suivi adéquat et progresser sur les décisions prises.
Il est clair que moins de temps en réunion signifie plus de temps pour avancer sur les dossiers et encourage la créativité des collaborateurs.

En guise de conclusion, je dirai que notre façon de tenir nos réunions est très archaïque. Elles se déroulent le plus souvent dans la même salle et avec les mêmes personnes. Il est recommandé de travailler plus sur le Team Building au sein des équipes et sortir du cadre de travail habituel. Les exemples réussis dans le monde sont nombreux.

Aux Etats-Unis, certains employés sont invités à échanger dans les parcs et les cafés ; un environnement nouveau qui joue un rôle crucial dans la créativité et la productivité. En Tunisie, rares sont ceux qui ont la chance d'être invités autour d'un drink dans le jardin de leur établissement une fois par semaine généralement le vendredi de 11h00 à 12h30 dans le but de faciliter l'échange et renforcer la CONFIANCE parmi tous les collaborateurs.

"Decide who you are and what your goals entail - then go for the roses.
Life has little regard for those who waste time."
Jon Huntsman, Sr.

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