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6 conseils pour gérer votre boîte mail

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Tous les matins dès votre arrivée au bureau, quelle est la première chose que vous ouvrez? Votre ordinateur et, malheur, votre boîte mail déborde. Une véritable perte de temps. Il faut les trier, les lire et ensuite les organiser.

Bien gérer sa boîte mail peut être bénéfique, certes pour vous, mais également pour la communication interne de toute l'entreprise. Pour gagner en temps et en sérénité, voici 6 conseils à utiliser sans modération.

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  1. Eviter de répondre "à tous"
    Dans les mails que vous recevez il y a toujours l'option "répondre à tous". Afin de ne pas créer de longues chaînes de mails, évitez d'enclencher cette option. Si vous n'en avez pas vraiment besoin, privilégiez des mails-réponses attitrés pour ne pas rassembler tout le monde sur une conversation qui ne concerne que quelques collègues.
  2. Privilégier le contact humain
    Ne serait-il pas plus rapide de s'adresser directement à la personne au lieu de lui envoyer un e-mail? Dans les bureaux, les gens envoient systématiquement des mails. Essayez de vous déplacer (ce qui vous permet de dégourdir vos jambes) et d'aller exposer vos idées ou vos problématiques à la personne concernée. En plus de supprimer des mails de votre boîte, vous créez des liens avec vos collègues.
  3. Oublier les e-mails le week-end
    Par définition, pour la plupart des bureaux, le week-end est synonyme de repos. Partez du principe que les mails ne seront pas traités avant le lundi matin (sauf exception bien entendu). Essayer plutôt de planifier vos messages ou de vous créer un agenda afin de pouvoir traiter ces sujets dès votre arrivée au travail le lundi matin.
  4. Essayer la conversation instantanée
    Vous êtes nombreux à envoyer des mails juste pour dire "merci" ou "ok". Pour remercier un collègue ou apporter votre approbation à un sujet quelconque, n'hésitez pas à utiliser, pour Gmail par exemple, Gtalk (principe de conversation instantanée, plus rapide et moins officiel). Cela vous permet d'échanger des questions/réponses courtes avec un ou plusieurs destinataires.
  5. Préciser son objet
    L'objet du mail a une importance cruciale. Cette courte phrase expose une idée ou présente le corps de votre message. Plus vous êtes précis et clair, plus la personne sera susceptible de traiter votre mail plus rapidement et plus précisément. Vous pouvez soit énoncer clairement l'objet en une phrase soit utiliser des mots clés. Il ne faut pas oublier que l'objet du mail est la partie qui sera recensée, pratique lorsque que vous essayez de retrouver un e-mail.
  6. Faire attention à sa signature
    Il est important de signer correctement à la fin de chaque e-mail. Posez vous la question de savoir si la personne que vous êtes en train de contacter va savoir qui vous êtes? Pour éviter toutes confusions et tous quiproquos n'hésitez pas à apporter le plus de précisions possible à votre signature: nom, prénom, service dans lequel vous travaillez ou encore numéro de téléphone.

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