Tous les matins dès votre arrivée au bureau, quelle est la première chose que vous ouvrez? Votre ordinateur et, malheur, votre boîte mail déborde. Une véritable perte de temps. Il faut les trier, les lire et ensuite les organiser.

Bien gérer sa boîte mail peut être bénéfique, certes pour vous, mais également pour la communication interne de toute l'entreprise. Pour gagner en temps et en sérénité, voici 6 conseils à utiliser sans modération.

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  1. Eviter de répondre "à tous"
    Dans les mails que vous recevez il y a toujours l'option "répondre à tous". Afin de ne pas créer de longues chaînes de mails, évitez d'enclencher cette option. Si vous n'en avez pas vraiment besoin, privilégiez des mails-réponses attitrés pour ne pas rassembler tout le monde sur une conversation qui ne concerne que quelques collègues.
  2. Privilégier le contact humain
    Ne serait-il pas plus rapide de s'adresser directement à la personne au lieu de lui envoyer un e-mail? Dans les bureaux, les gens envoient systématiquement des mails. Essayez de vous déplacer (ce qui vous permet de dégourdir vos jambes) et d'aller exposer vos idées ou vos problématiques à la personne concernée. En plus de supprimer des mails de votre boîte, vous créez des liens avec vos collègues.
  3. Oublier les e-mails le week-end
    Par définition, pour la plupart des bureaux, le week-end est synonyme de repos. Partez du principe que les mails ne seront pas traités avant le lundi matin (sauf exception bien entendu). Essayer plutôt de planifier vos messages ou de vous créer un agenda afin de pouvoir traiter ces sujets dès votre arrivée au travail le lundi matin.
  4. Essayer la conversation instantanée
    Vous êtes nombreux à envoyer des mails juste pour dire "merci" ou "ok". Pour remercier un collègue ou apporter votre approbation à un sujet quelconque, n'hésitez pas à utiliser, pour Gmail par exemple, Gtalk (principe de conversation instantanée, plus rapide et moins officiel). Cela vous permet d'échanger des questions/réponses courtes avec un ou plusieurs destinataires.
  5. Préciser son objet
    L'objet du mail a une importance cruciale. Cette courte phrase expose une idée ou présente le corps de votre message. Plus vous êtes précis et clair, plus la personne sera susceptible de traiter votre mail plus rapidement et plus précisément. Vous pouvez soit énoncer clairement l'objet en une phrase soit utiliser des mots clés. Il ne faut pas oublier que l'objet du mail est la partie qui sera recensée, pratique lorsque que vous essayez de retrouver un e-mail.
  6. Faire attention à sa signature
    Il est important de signer correctement à la fin de chaque e-mail. Posez vous la question de savoir si la personne que vous êtes en train de contacter va savoir qui vous êtes? Pour éviter toutes confusions et tous quiproquos n'hésitez pas à apporter le plus de précisions possible à votre signature: nom, prénom, service dans lequel vous travaillez ou encore numéro de téléphone.


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  • Deux types de personnalités

    Au royaume du courriel, il existe deux personnalités bien distinctes: ceux qui entassent et ceux qui classent. Ceux qui entassent gardent TOUS les courriels qu'ils reçoivent, tandis que ceux qui classent les rangent méthodiquement dans des fichiers. <strong>Truc:</strong> avant de commencer à nettoyer votre boîte de courriels, essayez de savoir à quel groupe vous vous identifiez le mieux.

  • Éteignez les notifications de courriels

    À moins que votre travail ne requiert que vous répondiez dans la minute, regarder votre courriel trop souvent peut nuire à votre productivité. Cela peut prendre, en moyenne, 64 secondes pour se remettre complètement d'avoir été interrompu par la lecture d'un courriel, selon une étude de l'université de Loughborough. <strong>Truc:</strong> trouvez, dans vos paramètres ou outils, le menu pour éteindre les notifications de courriels. Et sauvegardez.

  • Désabonnez-vous des pourriels

    Pensez-y bien: cela prend seulement quelques secondes pour effacer un pourriel, mais en effacer un CHAQUE jour peut revenir à 30mn à la fin de l'année! <strong>Truc:</strong> passez en revue les courriels dans votre boîte, et cliquez sur le lien pour vous désabonner sur ceux que vous ne lisez pas régulièrement.

  • Recherchez vos courriels

    Quand vous ne cherchez pas un message, vous ne pouvez le manquer dans votre boîte de courriels... mais, quand vous en cherchez un en particulier, vous ne le trouvez plus. Cela vous rappelle quelque chose? Maîtriser «l'art» de la recherche peut vous aider à retrouver vos courriels perdus. <strong>Truc: </strong>pour rechercher un courriel, entrez dans le champ de recherche le nom de la personne qui vous l'aurait envoyé. Cherchez également par date, et par mots-clés qui pourraient revenir dans le courriel.

  • Nettoyez votre boîte à courriels

    Chaque système de courriels et chaque logiciel a ses propres techniques de rangement et de nettoyage. <strong>Truc:</strong> n'hésitez pas à prendre le temps pour vous éduquer sur la question.

  • Différez vos messages

    Différer vos courriels vous permet d'enlever les messages non urgents de votre boîte de courriel et de recevoir un rappel un peu plus tard. <strong>Truc:</strong> vous pouvez différer un courriel en utilisant un fichier, le calendrier, ou un service de favoris comme <a href="http://content.reviveyourinbox.com/06-email-reminders-deferring-a-message-for-later.html" target="_hplink">Boomerang</a> de gmail.

  • Sachez quel courriel effacer

    En moyenne, on efface 71 messages par jour. Effacer un courriel prend environ 3,2 secondes. <strong>Truc:</strong> essayez d'aller dans votre boîte de courriels tous les jours, au moins pour effacer les messages dont vous n'avez pas besoin. Vous éviterez de vous faire envahir et de vous sentir perdus.

  • Écrivez des courriels de cinq phrases

    La plupart des courriels prennent 73 secondes à écrire. <strong>Truc:</strong> pour maximiser vos réponses (et le temps de la personne à qui vous écrivez), n'écrivez pas plus de cinq phrases dans votre message.

  • Prioritisez vos courriels

    On ne recevrait que douze courriels par jour qui demanderaient un réel effort de lecture. Mais ces courriels-là comptabiliseraient 90mn de notre temps de travail. <strong>Truc:</strong> Si un courriel vous demande un effort de plus de 5mn de lecture, ne le lisez pas toute de suite et déplacez-le dans un fichier «à faire/à lire».

  • Utilisez un modèle pour automatiser vos courriels

    Avoir un modèle de courriel-type (comme des réponses toutes prêtes) peut vous économiser 60 secondes par message. <strong>Truc:</strong> Outlook, Gmail, Yahoo, Apple Mail et Thunderbird ont tous leurs propres modèles de courriels.

  • Programmez des courriels pour être envoyés plus tard

    Le meilleur moment pour envoyer vos courriels est avant les heures de travail, et pendant l'heure du repas. <strong>Truc:</strong> un courriel envoyé à 6h du matin a trois fois plus de chance d'être lu qu'un autre envoyé à 16h.

  • Utilisez les fichiers et les étiquettes

    Les fichiers et les étiquettes peuvent être très utiles, et surtout d'une grande aide pour la recherche de courriels. <strong>Truc:</strong> utilisez-les avec parcimonie: en avoir trop peut visuellement sembler envahissant.

  • Uitlisez des raccourcis clavier

    Utiliser des raccourcis clavier, c'est comme utiliser de la colle: un petit peu fait beaucoup, trop peut être envahissant. Utilisez ceux avec lesquels vous vous sentez confortable. <strong>Truc:</strong> le nombre optimal de raccourcis clavier à mémoriser serait de sept.